Rétroplanning Mariage : Organisation de A à Z

Organisation de mariage

Vous avez décidé de vous marier ? Félicitations ! Organiser un mariage d’exception est une tâche exigeante qui nécessite une planification minutieuse. Imaginez-vous plongés dans l’effervescence des préparatifs, avec toutes les idées qui affluent et les doutes qui surgissent. Vous avez peur d’oublier des détails cruciaux ou de vous sentir dépassé Pour vous organiser en toute sérénité et gérer tous les aspects de cette journée spéciale avec fluidité, voici les étapes importantes du rétroplanning mariage.

18 à 12 mois avant le mariage | Début du rétroplanning mariage : définition du projet

Établir le budget

Quel que soit votre budget, c’est une étape fondamentale dans la planification de votre mariage. Ce n’est pas simplement une question de chiffres, elle représente une réflexion profonde sur vos aspirations et votre vision pour cette célébration.

Votre budget façonnera chaque aspect de cette journée. Cette enveloppe est avant tout personnelle. Il s’agit-là de trouver l’équilibre entre vos envies  et le coût de ces prestations. Cela implique également une analyse minutieuse de vos priorités et de ce sur quoi il est possible de faire des compromis. 

Pour bien gérer votre budget, je vous invite à créer un tableur (Excel, Google Sheet ou même sur papier) où vous listerez tous vos postes de dépenses.

Faire une première liste d’invités

En parallèle, commencez à dresser une rapide liste d’invités. Cette liste n’est pas exhaustive et évoluera probablement mais c’est une des étapes importantes dans l’organisation de votre mariage. Elle aura un impact direct sur votre budget de mariage, l’ambiance de votre célébration et conditionnera la recherche de votre lieu de réception. 

Qui sera à vos côtés en ce jour mémorable ? La réponse à cette question n’est pas toujours évidente. Avec votre partenaire, engagez un dialogue sur la vision de votre mariage. Souhaitez-vous un mariage intimiste ou une grande célébration ? Commencez par inviter les personnes qui sont les plus importantes pour vous et qui contribueront à rendre cette journée spéciale. Vous pouvez aussi lister plusieurs catégories : familles, amis, connaissances, collègues… et prévoir une liste “secondaire” à considérer en cas de désistement. 

Définir le nombre de jours de réception

Welcome Dinner, Rehearsal Dinner, Jour J, Brunch, etc. Le nombre de jours de réception impactera également votre budget et vous permettra d’inviter des personnes différentes sur chaque moment de votre célébration. 

Choisir votre Wedding Planner

Faire appel à une Wedding Planner vous apportera confort et sérénité. Vous pourrez profiter pleinement de votre mariage du début à la fin. Elle vous aidera à aller plus loin afin de créer une expérience exceptionnelle pour vous et vos invités. Lorsque vous choisissez votre Wedding Planner, assurez-vous de faire des recherches approfondies et demandez-lui des recommandations. Il est important de trouver quelqu’un avec qui vous vous sentez à l’aise et qui comprend votre vision. 

La passion d’Alaïa Événement est de créer des mariages sur mesure, où chaque détail reflète votre histoire. Nous vous offrons la tranquillité d’esprit, une créativité sans limite et une expérience inoubliable. Tout ceci conçu uniquement pour vous créer vos plus beaux souvenirs.

Réserver le lieu de réception

La recherche du lieu de réception est l’étape la plus importante de l’organisation puisqu’elle définit à la fois la date et le style de votre mariage. Il existe de nombreux lieux exclusifs au Pays-Basque, dans la région Bordelaise et en Dordogne. Demandez-vous déjà dans quelle région vous souhaitez célébrer votre union. 

Vérifiez que les disponibilités du lieu de culte soient compatibles avec celles du domaine. Avez-vous besoin d’hébergements pour vos invités ? Quelles sont les contraintes imposées par le lieu ? Suivant le nombre d’invités, votre budget et l’ambiance que vous recherchez, vous pourrez alors faire une première sélection de domaines. 

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Contacter la mairie et le maître de cérémonie

Une fois votre date de mariage choisie, sécurisez votre créneau à la mairie et prenez contact avec le maître de cérémonie.

Pour une cérémonie laïque, l’officiant a un rôle primordial et doit être choisi avec soin. Membre de la famille, ami proche ou officiant professionnel, il faut qu’il soit à l’aise à l’oral et que vous vous sentiez totalement en confiance. 

Pour un mariage religieux, prenez contact avec le représentant religieux et planifiez les rendez-vous préparatoires.

Envoyer les Save the Date

Une fois la date de votre mariage confirmée, il est temps d’envoyer les Save the Date. Ces pré-invitations permettent à vos invités de s’organiser en prévision de votre grand jour. Les détails supplémentaires seront révélés dans le faire-part.

Idéalement, les Save the Date doivent être envoyés entre un an et six mois avant le mariage. Pour une planification sans faille, privilégiez une annonce anticipée, permettant à vos invités de s’organiser au mieux pour célébrer cet événement unique avec vous.

12 à 10 mois avant le mariage

Sélectionner le traiteur

retroplanning-mariage

Souvent le poste de dépense le plus important du mariage, la gastronomie est au cœur de votre célébration. Selon votre lieu de réception, un traiteur spécifique peut être imposé ou vous aurez la liberté de choisir parmi une sélection de professionnels. Dans tous les cas, prenez le temps d’en rencontrer plusieurs et comparez leurs offres.

Personnalisez votre expérience culinaire. Que vous envisagiez un dîner élégant, un cocktail dînatoire sophistiqué, un buffet aux saveurs du monde ou une expérience gastronomique raffinée, chaque détail compte. Le choix du traiteur est un investissement majeur dans la réussite de votre célébration. Il mérite donc une attention particulière.

Quoiqu’il en soit, planifiez une dégustation pour avoir un échantillon complet du menu envisagé, discuter des détails techniques et logistiques et réviser la proposition initiale. 

Commencer la recherche de la robe parfaite

Que vous ayez rêvé de cette robe toute votre vie ou que vous débutiez votre recherche sans idée préconçue, le choix de votre robe de mariée est un moment d’exception. Des créations sur mesure aux pièces de grands designers, prévoyez suffisamment de temps pour trouver le style qui vous ressemble. L’important est de choisir une robe qui vous mette en valeur et reflète votre personnalité. Prenez rendez-vous pour des essayages chez des créateurs de renom et laissez-vous guider par leur expertise pour trouver votre perle rare.

Sélectionner le photographe, le vidéaste et les prestataires animation (DJ, orchestre)

Ne sous-estimez pas l’importance de ces professionnels dans votre rétroplanning mariage. Les meilleurs photographes et vidéastes, reconnus pour leur talent et leur capacité à capturer l’essence de votre journée, sont souvent réservés longtemps à l’avance. Ils joueront un rôle clé en immortalisant les moments précieux et les émotions de votre mariage.

DJ, orchestre ou Liveband, l’animation musicale est tout aussi essentielle puisqu’elle donnera le ton à votre journée. Un bon DJ sera à l’écoute de vos envies et de vos attentes, il créera une ambiance sur-mesure basée sur vos échanges et votre personnalité. Et rien ne pourra donner autant de vie à votre journée spéciale qu’un orchestre en live pour créer des moments exceptionnels.  

8 mois avant le mariage

Faire la dégustation avec le traiteur

La dégustation est une étape incontournable pour découvrir le talent culinaire et le niveau de service que chaque traiteur peut offrir. 

Posez vos questions, affinez vos choix. Profitez de ce moment pour discuter en détail avec le traiteur. De la personnalisation des menus à la présentation des plats, chaque aspect doit être étudié pour garantir une expérience culinaire qui ravira vos papilles et celles de vos invités. 

Rendez-vous avec la décoratrice/fleuriste

La décoration de votre mariage est le reflet de votre style et de votre personnalité. Prenez le temps de réfléchir au thème, aux couleurs et à l’ambiance que vous souhaitez créer. Votre rendez-vous avec le fleuriste ou la décoratrice est l’occasion de concrétiser ces idées.

Discutez en détail des arrangements floraux, de l’agencement des espaces et des options budgétaires. 

Évaluez également si vous souhaitez prendre en charge personnellement certains aspects de la décoration ou si vous préférez confier cette tâche à une wedding designer.

retroplanning mariage fleuriste

Pré-réserver la location du mobilier

Parfois, les lieux de réception ne disposent pas de tout le mobilier sur place. Certains traiteurs vous demanderont aussi de louer la vaisselle. Pensez donc à prévoir un budget à cet effet et à réserver vos coups de cœur !

Faire la liste des hébergements à proximité

Lorsque vous enverrez vos faire-part, joignez-y une sélection d’hôtels, de maisons d’hôtes ou d’autres options d’hébergement situés près de votre lieu de réception. Cette attention démontre  votre engagement pour le bien-être de vos invités et facilite ainsi la planification de leur voyage. 

Acheter les alliances

Les alliances sont le symbole matériel de votre engagement, représentant à la fois un investissement sentimental et financier. Ces anneaux symbolisent votre amour et votre union. Leur choix est essentiel et mérite toute votre attention.

6 mois avant le mariage

Définir le dress code

Pour assurer élégance et raffinement le jour de votre célébration, il est judicieux de définir un dress code pour vos invités. Cette directive leur permettra de choisir des tenues qui complètent harmonieusement l’atmosphère et le style de votre mariage.

Envoyer les faire-parts

Les faire-part de mariage ne sont pas de simples invitations, ils sont le reflet de l’importance et du caractère unique de votre événement. Ils fournissent tous les 

détails essentiels du grand jour. 

N’oubliez pas d’ajouter une date de réponse (RSVP) sur vos faire-part. Cela permet non seulement de finaliser la liste des invités pour une gestion précise avec les prestataires, comme le traiteur, mais aussi de peaufiner les derniers détails de votre cérémonie.

Vous pouvez également créer un site web exclusivement dédié à votre mariage, regroupant toutes les informations essentielles à partager avec vos invités.

Valider la liste de mariage

Les listes de mariage ont transcendé la tradition, s’éloignant des ustensiles de cuisine et décorations classiques pour embrasser une plus grande diversité d’options. Que vous optiez pour des articles traditionnels ou des expériences uniques, la création d’une liste de mariage est vivement recommandée.

Pensez à inclure des articles variés qui s’adaptent à tous les budgets. Cela permet à chacun de vos invités de participer à votre bonheur de manière significative, quelle que soit sa capacité financière.

Acheter le costume et les accessoires

Costume prêt-à-porter ou sur mesure, le futur marié dispose d’une multitude de choix pour s’assurer une allure distinguée. Les accessoires, tels que la cravate, le chapeau ou la boutonnière, jouent un rôle crucial dans la finition de sa tenue.

Il est recommandé de prévoir deux ou trois chemises supplémentaires pour parer à toute éventualité le jour J. 

4 mois avant le mariage

Les accessoires de la mariée

Après avoir choisi la robe de vos rêves, il est essentiel de sélectionner les accessoires qui viendront la sublimer. De la lingerie qui épouse et met en valeur votre silhouette, aux bijoux qui s’accordent avec le style de la robe, chaque détail compte.

Les chaussures ne sont pas seulement un complément de votre tenue, elles doivent aussi être confortables. Nous vous recommandons de les porter avant le mariage pour les assouplir et éviter tout inconfort le jour J. Ce serait dommage de ne pas pouvoir profiter de la piste de danse toute la soirée.

Réserver sa pièce montée/wedding cake

Pièce montée de choux traditionnelle, Wedding Cake, buffet XXL, il est temps de réserver votre dessert de mariage.

retroplanning mariage wedding cake

Organiser une visite technique

Réunissez votre équipe de professionnels sur le lieu de réception et passez en revue tous les détails de votre journée. Vous pourrez alors commencer une esquisse de planning du jour J et cela vous permettra également de faire le point sur les désidératas de chaque prestataire (accessibilité, équipements, stockage, électricité, etc.).

3 mois avant le mariage

Déposer le dossier complet en mairie

Bien moins glamour que d’autres aspects de la planification du mariage, le dépôt du dossier en mairie est important. Assurez-vous de rassembler et de soumettre tous les documents requis pour officialiser votre union en temps voulu.

Relancer les invités

Entre régler les détails avec le traiteur, organiser le plan de table et prévoir les cadeaux invités, obtenir une confirmation de présence est essentiel. Pour ceux qui n’ont pas encore répondu, c’est le moment de les contacter pour avoir une réponse. 

Réserver les nounous

Afin de permettre aux enfants de s’amuser en toute sécurité et aux parents de savourer pleinement chaque instant de la soirée, la mise à disposition de nounous est la solution parfaite. Cette attention garantit une expérience agréable pour tous vos invités, petits et grands.

Commander la papeterie

La papeterie est un élément essentiel qui ajoute une touche de finesse à votre mariage. Des menus élégants aux marque-places, en passant par les livrets de cérémonie et les cartes de remerciement, chaque détail contribue à créer une ambiance cohérente et sophistiquée pour votre événement.

Faire les cadeaux invités

Surprenez vos invités avec des attentions uniques. Oubliez les traditionnelles dragées et laissez libre cours à votre créativité pour les cadeaux des invités. Qu’il s’agisse d’articles personnalisés, de petits présents élégants ou d’expériences mémorables, choisissez des cadeaux qui reflètent l’esprit de votre mariage et montrent votre appréciation envers vos convives. Faites parler votre imagination.

2 mois avant le mariage

Essai de coiffure et de maquillage

Profitez de l’essai de coiffure et de maquillage pour coordonner le dernier essayage de votre robe de mariée. Cet essai permet de visualiser votre look complet et de s’assurer que tout est en parfaite harmonie pour le jour J. 

Gardez à l’esprit l’importance de rester fidèle à votre style habituel pour refléter au mieux votre personnalité naturelle.

Rendez-vous chez le notaire

Si vous envisagez de rédiger un contrat de mariage, il est important de planifier un rendez-vous chez le notaire. Cette étape assure que tous les aspects légaux de votre union sont pris en compte et adaptés à vos besoins personnels.

1 mois avant le mariage 

Derniers rendez-vous prestataires

Votre rétroplanning mariage arrive à échéance. Alors que la date de votre mariage approche, assurez-vous que chaque détail soit en place. Communiquez un planning détaillé des missions de chacun de vos prestataires tout au long de la journée. Cette organisation minutieuse vous permettra de vivre votre mariage en toute sérénité, sans avoir à gérer les problèmes de dernière minute.

Faire le plan de table

La disposition des invités à table peut déterminer l’ambiance du mariage. Bien qu’il soit tentant de finaliser le plan de table tôt, gardez à l’esprit que des ajustements peuvent être nécessaires jusqu’à la dernière semaine. Inutile donc de stresser pour cette étape.

1 mois après le mariage | Dernière étape du rétroplanning mariage : les remerciements

Même après le tourbillon des préparatifs et du mariage, une étape cruciale demeure : remercier chaleureusement vos invités. Qu’ils aient contribué à votre lune de miel, partagé votre bonheur lors de la cérémonie ou simplement été présents à vos côtés, chaque geste mérite un « merci ».

Incluez cette démarche qui fera la différence dans votre rétroplanning mariage. Les remerciements ne sont pas seulement une formalité, ils sont le reflet de la valeur et de l’attention que vous portez à chaque personne présente à votre mariage. Prenez le temps de rédiger des messages sincères qui transmettent votre gratitude et clôturent magnifiquement votre événement.

retroplanning mariage remerciements

En parcourant les étapes essentielles de ce rétroplanning mariage, vous avez désormais une vision claire et structurée pour organiser cette célébration. Avec une organisation méticuleuse, un goût raffiné et peut-être l’aide d’un professionnel, votre mariage sera non seulement un événement réussi, mais une véritable œuvre d’art.

Vous ne vous sentez pas capable d’organiser cet événement face à la complexité de l’organisation ? Vous avez besoin d’être épaulés et accompagnés dans cette étape importante de votre vie ? En tant que wedding planner, je serai ravie de vous apporter mon expertise pour vous offrir le mariage de vos rêves en toute sérénité. Contactez-moi pour plus de renseignements.

 

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